Lorsque l’on cherche à s’organiser au quotidien, on parle de routines. Les journées de travail se ressemblent. Même pour les pompiers professionnels. Évidemment, le contenu d’une journée change d’un individu à un autre. D’une ville à une autre. D’un moment de l’année à un autre. Mais nous partageons tous des invariants sur lesquels on peut s’appuyer. Des invariants qui nous permettent de créer une structure que l’on viendra remplir avec des éléments stables..
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Ou ma recommandation d’articles sur le sujet:
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2. 3 Stratégies illogiques mais légales pour gagner du temps
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6. La loi de Pareto: parce que l’équilibre est une utopie.
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10. 7 étapes pour maîtriser vos emails
11. Vers une simplicité volontaire (article invité)
12. Créer votre plan d’action
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S’organiser au quotidien pour réussir
En général, le meilleur point d’appui pour commencer une journée est le réveil (invariant). Car si on ne se réveille pas, on est mort. Les heures qui suivent mon réveil sont capitales.
Voici comment j’organise mes journées, lorsque je dois être efficace. Il y a des périodes dans la vie où je n’organise pas mes journées, car je désire simplement me laisser porter par les événements.
1) Je commence par visualiser ma journée
Concrètement, je prends mon classeur multifonctions et je note les 3 objectifs que je souhaite réaliser dans la journée. Je fais cela le soir avant de me coucher, où le matin au réveil.
La visualisation me permet d’anticiper certains problèmes et de les supprimer avant même qu’ils ne surgissent. Cette phase me prend 5 minutes maximum. Faites X 10 au minimum pour le retour sur investissement. Sur une semaine, je vous laisse calculer le nombre d’heures que vous allez perdre ou gagner.
2) Pour s’organiser au quotidien, je commence par travailler pour moi.
Plutôt que d’espérer avoir du temps et de l’énergie à la fin d’une journée (en plus des imprévus, des conflits au travail, etc.) j’investis les premières heures de la journée sur ma personne. Concrètement, je fais du sport, j’écris, je lis, je médite, et je garde mon smartphone éteint. Cela demande un peu d’autodiscipline.
Au départ, je me levais simplement 15 minutes avant, puis 30 minutes avant. Si vous êtes fatigué, allez au lit avant ou mettez le doigt sur une vision qui vous donnera envie de vous lever.
3) Je reprends ma liste d’objectif et je la détaille:
Quelles sont les activités que je vais devoir faire aujourd’hui? Je note. Pour chaque activité, je lui attribue un symbole. U = urgent I = Important UI= Important et urgent.
Le symbole UI disparaîtra progressivement de votre vie si vous appliquez le conseil numéro 2.
Les tâches urgentes, vous les mettez pour la fin de la journée s’il vous reste du temps. Concentrez-vous sur les tâches importantes. Une tâche urgente n’est pas importante. Je le répète: en vous concentrant sur les tâches importantes, vous verrez disparaître l’urgence de votre vie.
Rendez ce moment agréable pour en faire une routine.
4) Je prévois grossièrement
Si une tâche me prend 30 minutes, je compte 1 heure. Entre les interruptions, les problèmes technologiques, les bouchons, les autres, la pause café, etc. Prévoyez large et laissez des pauses. Si les imprévus ne surviennent pas, tant mieux, vous avez gagnez une bataille face au temps. Vous pouvez utiliser les temps morts pour continuer à avancer sur vos objectifs.
On dit toujours qu’un agenda doit être rempli au maximum à 60%.
5) S’organiser au quotidien en prenant conscience du temps effectif
On dit toujours qu’une journée à 24 heures.
C’est vrai dans l’absolu. En réalité, il y a des activités récurrentes qui sont difficilement compressibles. Par exemple votre sommeil. Vous pouvez essayer de dormir moins, en faisant des siestes la journée, mais pour ma part, le temps restant je suis moins créatif et moins efficace.
Partez du principe qu’une journée fait 16 heures, si vous prévoyez de vivre en bonne santé longtemps.
Sur ces 16 heures, combien de temps passez-vous dans les transports publics? Combien de temps passez-vous à manger? À faire votre toilette?
Je pense plutôt qu’une journée effective tourne autour des 8 heures.
Naturellement, certains jours vous pourrez mettre les briquettes et passez la deuxième. Vous bosserez par exemple 10 ou 12 heures. Mais jusqu’à quel point faites-vous encore du bon travail? Cela nous mène à notre prochain élément.
6) Organisez-vous en fonction de vos cycles. Le cycle d’illich
Le cycle d’Illich je l’aborde dans cet article. Pour faire simple, il y a des moments dans votre journée qui sont adéquats pour certaines activités. Pour ma part, je fais tout ce qui apporte le plus de résultats à ma vie privée le matin. Ce n’est pas le plus agréable. Je garde l’agréable pour la fin de la journée. Mon premier repas je le prends à 1200, car j’applique le jeûne intermittent. Je fais mon sport le ventre vide et je m’en porte plutôt bien.
Je mange un bon repas à midi, avec peu de sucre pour éviter le coup de barre. Je bosse encore jusqu’à 16 heures. Ensuite, sieste. Parfois 2 siestes à la suite. Je reprends un repas vers 18-19 heures, léger cette fois. Je continue mon programme… et à 2100 je déconnecte, je me prépare pour la nuit.
Découvrez comment vous fonctionnez. Et placez les activités en fonction des moments adéquats. Je vous invite à écrire régulièrement sur vos expériences.
7) Diminuer vos déplacements autant que possible si vous souhaitez être productif.
En pensant de la sorte, vous réfléchirez à ce que vous devez prendre avec vous lorsque vous vous déplacez. Prévoyez chaque déplacement comme si vous partiez 3 mois en amérique du sud.
Pourquoi éviter les déplacements? Durant un déplacement on peut vous arrêter, des imprévus peuvent survenir, il est plus difficile de se concentrer et vous faites autre chose que de produire.
Quand je parle de déplacements, je parle du simple aller-retour à la photocopieuse, ou du marteau que vous avez oublié de prendre au dépôt. Je pense au métro que vous devez prendre tous les jours. Au bouchon qui se trouve sur votre route.
S’organiser au quotidien, appropriez-vous votre propre méthode.
Les articles de blogues, les vidéos et les conseils sont là pour ouvrir le champ des possibles. L’idée est qu’avec la pratique, vous puissiez développer une organisation simple, flexible et efficace. Amusez-vous à tester de nouvelles manières d’agir.
Si vous souhaitez d’autre manière pour gagner du temps, je vous invite à découvrir cet article.
Source contenu: ma pratique
Source images: unsplash.com
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L’organisation basée sur les routines, c’est clair ! Après, chacun les siennes selon nos capacités/besoins/envies, etc.
L’autodiscipline est en effet très importante, en ce qui concerne les routines et le fait de se rendre inaccessible sciemment. Car on nous bourre plutôt le crâne avec le contraire « être tout le temps joignable, c’est extra super cool ! »
Est-ce que tu pourrais développer cet aspect ? « La visualisation me permet d’anticiper certains problèmes et de les supprimer avant même qu’ils ne surgissent. » La partie où tu parviens à supprimer les problèmes ? N’est-ce pas chercher ce qui pourrait ne pas aller plutôt que de se concentrer sur le fait que tout se déroulera bien ?
Ta liste d’objectifs, tu la considères comme personnelle ou professionnelle (dans le cadre de ton travail actuel) ou les deux ? Parce bon, par exemple, ce qui peut être Urgent pour quelqu’un ne le sera pas forcément pour l’autre. Je vois que tu ne mentionnes pas le Non Urgent, Non Important car il n’a rien à faire sur ta liste 😉
Quand tu évoques le fait de prévoir grossièrement, est-ce pour ton temps personnel ou professionnel ? As-tu de la latitude pour ce dernier ou non ?
Merci de partager avec nous ta routine d’organisation, en soulignant notamment le fait qu’on peut (doit pour maximiser la réussite ?) y aller progressivement.
Merci aussi de souligner que oui on a tous 24h dans une journée, mais que certaines choses sont incompressibles et dépendent de nous en tant qu’individu unique et peuvent donc varier d’une personne à l’autre. Typiquement, le sommeil, pour certains, 5/6 heures vont leur suffire pour d’autres c’est plus 8/9 heures. Alors forcément, il ne reste pas ensuite le même temps dans la journée.
Beaucoup insistent sur le fait de se lever plus tôt en omettant souvent de préciser qu’il ne faut pas non plus pénaliser le sommeil. Et ne pas confondre « se contenter » de x heures de sommeil et « avoir besoin » de x heures de sommeil pour être au mieux…
S’organiser en fonction de ses propres cycles, ce ne sont pas les mêmes pour tout le monde, c’est très important pour bien s’organiser. Après, dans le cadre du travail, on ne peut pas toujours mais dans la mesure du possible pour tout ce qui est « temps personnel » c’est efficace.
Pour ma part, je constate que prendre comme cycle principal la semaine et ensuite les jours puis les heures est ce qui fonctionne le mieux. Je veux dire que certains jours je suis plus productive pour tel ou tel type de tâches, à certaines heures de la journée pareil. Donc j’essaye de m’organiser en fonction.
Éviter/réduire les déplacements, c’est gagner du temps, de l’énergie, et se simplifier la vie. Donc on a tout à y gagner !
« Amusez-vous à tester de nouvelles manières d’agir. » Oui ! Perso, je teste différentes approches côté organisation, et les tests peuvent durer jusqu’à plusieurs mois. Je me pose régulièrement la question de savoir si je pourrais faire (ou ne pas faire) telle ou telle chose différemment (avec pour objectif que ce soit plus bénéfique pour moi au final bien sûr).
Belle fin de semaine à toi 🙂
« L’organisation basée sur les routines » -> J’ai acheté le livre « the power of habit » que je dois dévorer après la warrior diet (que j’ai recommencé d’ailleurs avec comme but de la suivre un mois)
« être tout le temps joignable, c’est extra super cool ! » -> Ouai, mais si tu regardes bien, ceux qui réussissent ne le sont pas, ils ont des filtres (genre une secrétaire)
« La visualisation me permet d’anticiper certains problèmes et de les supprimer avant même qu’ils ne surgissent. » -> Disons qu’en visualisant, tu peux faire appelle à ton expérience et éviter des trucs cons que tu n’aurais pas vu si tu n’avais pas pris le temps.
Dans leur livre « think like a freak, Steven D. Levitt et Stephen J.Dubner expliquent qu’ils ont réussis à écrire des choses très intéressantes en ne faisant rien et en réfléchissant à ce qui les entourent… Ils expliquent d’ailleurs que la majorité des gens le font uniquement quand ça ne va pas. Donc en prenant du temps pour réfléchir, on fait des trucs cool. ça parait con, mais on ne le fait plus. Je m’ennuie? Alors je regarde facebook.
C’est très personnel. Pour moi le côté personnel et professionnel vient de plus en plus imbriqué. Non important et non urgent, en effet je ne le planifie pas. Il viendra à moi naturellement. Je garde en tête de conserver un ratio de 60% (planifié) et 40% non planifié basé sur mon temps effectif.
Quand tu évoques le fait de prévoir grossièrement, est-ce pour ton temps personnel ou professionnel ? -> les deux.
Pour ma part je pense que l’on doit y aller progressivement. Mais je connais des mecs qui ont brûlé les bâteaux et qui sont arrivés à destination. Le problème c’est que les stratégies de rupture, c’est quitte ou double.. et j’aime bien ma vie actuelle.
J’ai jamais été gâté en terme de sommeil. Je suis un gros dormeur et je montre les dents assez rapidement lorsqu’il me manque du sommeil. J’ai essayé pas mal de trucs (sommeil polyphasique, siestes multiples) pour réduire ce temps, mais cela ne fonctionne pas. En revanche, chaque faiblesse nous rend conscient d’un truc. Et j’ai donc décidé de combler ce besoin de sommeil par une manière de gérer efficacement mon temps effectif restant. Et je suis là. 😀
Je dirais qu’avant de se lever plus tôt, il faut se coucher plus tôt. ^^
« Après, dans le cadre du travail, on ne peut pas toujours mais dans la mesure du possible pour tout ce qui est « temps personnel » c’est efficace. » -> Oui c’est sur, mais avec de la patience et une bonne stratégie, on arrive petit à petit à ses fins (dans mon dernier entretien d’embauche j’ai glissé l’importance pour moi de travailler à 80%)
« je teste différentes approches côté organisation, et les tests peuvent durer jusqu’à plusieurs mois. -> Tu testes quoi en ce moment?
Belle fin de journée à toi 🙂
Je ne le dis pas à chaque fois, mais merci de prendre le temps de répondre 🙂
Ça m’intéresse ton avis sur le livre que tu cites qui fait partie de mon immense livre de bouquins qui pourraient être intéressants à lire ^^ (the power of habbit).
Effectivement oui pour la joignabilité, mais on sait bien toi et moi que ce que le « on » dit et ce que les gens qui réussissent pensent/font/disent n’est souvent pas pareil 😉
C’est clair qu’on est dans une société du tout le temps tout immédiat, sans temps mort sinon « on perd notre temps », les gens valorisés sont ceux qui font plein de trucs (ou qui disent qui font, ils aiment bien parler d’eux ^^). Prendre le temps de réfléchir, de se poser, c’est hyper important c’est clair.
Tout comme toi, j’ai besoin de mes heures de sommeil sinon je ne me sens pas bien, beaucoup de mal à me concentrer et ça détraque mon métabolisme. Chacun ses paramètres, on s’adapte en fonction, peu importe si l’autre fait « plus » ça ne veut rien dire vu qu’on est tous différents.
Cool d’avoir pu faire part de ton approche à ton entretien d’embauche, comme quoi, certains sont ouverts à ce niveau !
Hum alors pour ce qui est des tests, je pense qu’il faut que je précise ce que j’entends par là. Pour moi les tests, ce n’est pas comme d’autres (dont toi) qui essayent des trucs spectaculaires hein ^^
C’est tout ce que je fais différemment de d’habitude qui je pense peut m’aider à améliorer ma vie.
Par exemple, là je teste d’avoir des trucs que j’utilise quotidiennement à une place différente de d’habitude, test court ce genre de chose normalement. Le fait de prendre un verre d’eau avec jus de citron dès le lever c’est un test court validé donc une habitude.
En test le plus long, j’ai le fait de me coucher plus tôt et de me lever un peu plus d’1 heure plus tôt. Dans quelques semaines, ça fera 1 an, j’estime que pour moi c’est la période qu’il faut pour ce genre de choses pour intégrer, avec les différentes saisons et tout. Je n’y suis pas allée petit à petit. Je trouvais le bénéfice pas assez important. J’y suis allée d’un coup. Je pense valider.
En test moyen (depuis mi-avril environ), le fait de ne plus regarder le JT (la TV) durant ma pause déjeuner pendant que je mange. Je n’écoute rien non plus. S’il fait beau, j’ouvre la fenêtre pour avoir le bruit de la nature, j’aime bien.
Également le fait de regarder moins la TV le soir et de lire à la place en test moyen (quand je dis court/moyen/long, c’est la durée du test).
Voilà quelques exemples, comme je disais, rien d’extraordinaire 😉
Et toi, tu as des tests en cours ou en fait tu vois pas ça comme des tests peut-être ?
Bonne fin de journée 🙂
Le livre The power of the habit a mis des mots sur ce que je faisais depuis un moment. Je me demande d’ailleurs si je n’ai pas lu un livre sur les habitudes il y a longtemps dont je ne me souviens plus.
Le dernier article est inspiré de ce livre que je recommande beaucoup.
Il prouve d’ailleurs qu’il a bien compris le truc, car sa manière d’écrire nous habitue à avoir une certaine récompense à chaque chapitre.
Pour les tests je vois de quoi tu veux parler. Je pense pas qu’une habitude peut-être acquise à vie. Pour créer une habitude (beaucoup de gens parlent de 21 ou 66 jours, mais c’est des conneries) il est important de l’entretenir régulièrement, car une habitude ne s’efface jamais, il est simplement possible d’en mettre une autre à la place…
Sinon je ne peux qu’approuver tes « expériences » que tu mets en place sur la personne la plus importante pour toi -> toi.
Mon test actuel est de prendre des notes en dessinant, en ayant du plaisir à le faire. Je suis encore beaucoup trop lent donc je m’entraîne sur des vidéos TEDx qui me permettent de mettre sur pause quand bon me semble. En revanche j’ai beaucoup de plaisir à relire mes notes (et les autres aussi).
Une autre habitude est la méditation que je fais depuis plusieurs mois, 20 minutes par jour. L’écriture 2 fois par jour.
Et récemment la warrior diet (manger un gros repas par jour, et se sous-alimenter la journée avec des aliments crus, pour laisser le corps se détoxiquer)…
Je pense que l’usage du mot « test » est très personnel. Il faudrait se mettre sur ce qui est la différence entre test et habitude. L’avantage du test c’est que tu essaies par exemple 30 jours. Si cela ne te plait pas tu reviens à tes anciennes habitudes.
Cela peut pousser à l’action.
Merci pour ton commentaire!
Ok, je mets le livre The power of habit dans ma liste !
Tout comme toi, je ne pense pas qu’une habitude puisse être pour la vie, cela peut oui, mais ce n’est pas obligatoire. L’entretient de l’habitude est primordial en effet, mais aussi se pardonner et ne pas abandonner au premier « oubli » de l’habitude que l’on souhaite prendre.
Je pense que dire un nombre de jour, ça aide les gens pour se lancer, genre essayer 1 mois on se dit ok c’est jouable. Mais oui certaines habitudes mettent bien plus de temps à être intégrées – on n’a plus besoin d’y penser, on le fait « tout seul », le cerveau accepte l’habitude globalement et ne cherche plus d’excuse pour pas faire l’habitude) – que d’autres.
Clairement oui une habitude, on ne l’efface pas, on la remplace. La méditation je pense à l’intégrer, il faut que je trouve quand/comment. Je viens juste d’entamer une modification (test) de ma routine du matin pour tenter de gagner du temps.
Quand tu écris « prendre des notes en dessinant », tu veux dire que tes notes sont sous forme de dessin ou tu notes + tu fais un dessin ?
Je pense que lorsque l’on voit qu’on a bien intégré une habitude test, qu’on trouve que ça nous ait bénéfique, alors ça devient une habitude. Sinon, on peut voir tout ce qu’on fait comme un test en fait. C’est-à-dire qu’on peut faire un test, dire ok ça fonctionne pour moi je garde après une certaine période, et pour autant ensuite, plus tard, se demander s’il on ne pourrait pas « optimiser » l’habitude, la modifier, la remplacer.
En tous les cas, je pense qu’il ne faut pas s’enfermer totalement dans la plupart de nos habitudes style « j’y dérogerai jamais ». On peut toutefois se dire que telle et telle habitudes sont tellement bénéfiques pour nous qu’on les maintiendra au maximum, mais qu’on pourra les modifier un peu (par ex : jour/horaire de l’habitude).
Bonne soirée !
Je viens de lire votre article que je trouve pas mal, mais peu détaillé. Je vous écris ce message car je suis une personne désorganisé et qui a besoin d’organisation car j’ai de l’ambition et je ne peux pour mes futurs projet rester ainsi. Le problème c’est que je n’ai jamais étais organisé ce qui fait que aujourd’hui je ne sais par où commencer. Serait-il possible que vous me conseillez.
bonne journée
Ps: qu’évoque pour vous la notion de leader ?
Je vous répondrais plus en détail prochainement (merci pour votre message.)
Voici un article pour bien commencer… https://www.leader-blogueur.com/organiser-sa-vie/
Et pour moi, il va de soit que l’Agenda BLOC est le top du top!
À bientôt….
Je suis agréablement surprise par votre temps de réponse, merci d’avoir répondu aussi vite.
Il est 00:18 est je ne suis toujours pas couché et je ne suis pas prête de l’être…
J’attend votre réponse plus détaillé avec impatience..
J’aimerais vous poser quelques questions auriez vous un mail ?
cordialement
Liy
Vous pouvez me contacter via le formulaire qui se trouve sur cette page 🙂 https://www.leader-blogueur.com/lauteur/contactez-moi/
À bientôt!
J.
* Covey Stephen R « les 7 habitudes des gens qui reussissent tout ce qu’ils entreprennent ». Un véritable ouvrage de référence.
Je partage également ces supports qui m’ont été pour l’instant d’un vrai soutien :
* 59 secondes pour prendre les bonnes décisions de Richard Wiseman
* « Ma vie en mieux parce que je le veux bien » de Gretchen Robin
* « Mon coach naturo » Natacha Gunsberger
* « l’art des listes » de dominique Loreau
Je vous félicite pour votre blog qui est très bien présenté.
Agréable weekend.
Babiolette de bonheur
Merci pour ta liste de bouquin. Est-ce que tu as des sites à me conseiller?
Je connais évidemment le livre de Covey, mais pas les autres (je lis presqu’en anglais).
À bientôt!
J.