Aurevoir la réunionite: 6 techniques clés pour des Séances Efficaces.

Les cadres français passeraient 16 ans de leur carrière (sur 40) en réunionite.
Ah, pardonnez-moi: en séance je voulais écrire.
24 jours par année en séance. Et on ne parle pas de certains employés qui ne doivent pas être loin derrière.
Lorsque l’on cherche à mieux organiser son quotidien, on pense forcément aux réunions… C’est parti!

Repensez vos séances afin d’éviter la réunionite.

Dans cet article, vous découvrirez

1. 1. La définition de la réunionite

1. 1. Pourquoi la réunionite c’est le mal

1. 1. Les clés pour transformer votre réunionite en séance productives.

1. Que faire quand cela ne fonctionne pas?

Définition de la réunionite

La réunionite est une séance qui n’a pas de but clairement défini. C’est une séance à laquelle sont invités les gens parce qu’ils figurent sur un organigramme ou parce que c’est comme cela que l’on a toujours fait (traduisez: la réunionite du lundi matin). C’est un moment où les gens invités ne se préparent pas, et le peu de fois où ils sont tenus de le faire, ils ne sont pas sanctionnés lorsqu’ils viennent les mains vides.

C’est un moment où l’on se noie dans les détails, car il n’y a aucun animateur / facilitateur.

Votre objectif à la fin de la lecture: éviter au maximum les réunionites.

Avant de découvrir comment y parvenir…

Découvrez pourquoi la réunionnite c’est le mal;

Pourquoi les gens parlent-ils de réunionite aiguë mais continuent d’y participer. Je pense avant tout qu’il y a l’aspect Jailimpressionqueletravailestfait, l’aspect jaimepasmontravailjeletrouvecompliquéalorsjefaisdesréunions et l’aspect SOCIAL.

Mais quelles sont les conséquences d’une réunion mal préparée et mal cadrée?

1) Trop de personnes ne produisent rien – Coûts énormes pour l’entreprise.

Les gens ne se pointent pas à l’heure et c’est les personnes qui ont respecté l’horaire qui en font les frais en attendant que tout le monde soit là. Durant ce temps (que vous additionnerez en fonction de chaque participant), l’entreprise ne produit rien.

Faites le calcul une fois en comptant le nombre de personnes autour de la table et en additionnant leur salaire (coût direct à être là autour de la table) + le temps qui n’est pas passé à travailler sur leur projet (coût indirect). Faites le calcul et posez la facture sur le bureau de votre boss en partant. Il faut une bonne paire de couilles, mais le jeu en vaut la chandelle.

2) La réunionite c’est (souvent) un amas de personnes qui ne savent pas quoi faire

En fait, le problème est rarement bien défini. Dès que le problème est mal cadré (ou pas cadré), on ne sait pas quelles sont les compétences nécessaires à réunir au même endroit.

Résultat: on invite tout le monde par défaut, par peur de ne pas avoir la bonne compétence.

De plus, les extravertis l’ouvrent souvent plus que les introvertis (c’est un environnement où ils aiment bien l’ouvrir).
Dommage. Erreur massive. On verra plus bas comment ne pas tomber dans ce panneau.

3) Les points les moins importants sont traités

Quand il faut réfléchir à l’assainissement d’une centrale nucléaire, le sujet est épineux. On préfère donc parler de la prochaine réunion. Et tracer des éléments sur une liste. Cela donne l’impression d’avancer.

6 techniques pour transformer votre réunionite en séance efficace et efficiente

Vous aurez peut-être déjà entendu parlé de ces conseils, mais la difficulté est le changement. Comme partout. Donc ne vous arrêtez pas à un essai. Persévérer en écoutant le feed-back du système.
Cela semble facile, non? 

1) Placez une durée maximum de 30 minutes à votre séance.

Si vous n’arrivez pas à terminer votre séance en moins de 30 minutes, soit votre objectif / problème est mal défini, soit il y a trop de personnes. Soit la préparation n’est pas bonne. Agissez différemment.

Il vaut mieux faire 2 séances de 30 minutes avec 2 sujets distincts, des personnes différentes, qu’essayer de faire une heure de séance avec tout le monde.

2) Invitez un minimum de personnes.

1. Définissez le problème unique à résoudre.
2. Réfléchissez qui peut vous aider.
3. Convoquer les 2-3 personnes qui vont vous aider.
4. Informez les autres du résultat / de la décision.

3) N’ayez jamais de séance sans un agenda précis

Mais ne soyez pas perfectionniste pour autant. Ayez un ordre de séance avec qui doit préparer /faire quoi en combien de temps ainsi qu’un animateur qui gère la séance.

4) Placez vos meetings l’après-midi.

De cette manière le travail important et ininterrompu est fait le matin.
Si vous ne pouvez pas, définissez un jour durant lequel il n’y a pas de meeting.
Le mercredi par exemple.
Le temps où vos gars sont en réunions, c’est du temps où le travail n’est pas réalisé.

5) Effectuez vos réunions debout.

Conseil de Richard Branson (et également effectué par Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Jack Dorsey et d’autres)

En 1999 une étude a été réalisée pour déterminer la différence entre les réunions effectuées debout et celle où les participants étaient assis. Résultat publié dans the Journal of Applied Psychology: les décisions sont de qualités identiques, mais le temps passé dans la réunion est 34% plus long dans les groupes assis.

Néanmoins, une autre recherche effectué par l’université de Washington sité à St-Louis démontrait que les résultats étaient clairement supérieurs lors des séances debout: plus de créativité, plus d’engagement, meilleures idées, meilleur collaboration. Rien que ça.

En bref: restez debout.

6) Interdisez les smartphones à durant vos séances

Durant ma mission avec la Confédération suisse au Kosovo, les smartphones / pc avec connexion étaient interdits à chaque séance. Par souci de confidentialité, peut-être. Mais en interdisant les smartphones / pc à vos séances… voici ce que vous allez éviter:

1. Manque de respect. Respectez la personne qui vous parle. Aux séances, mais aussi dans la vraie vie.

2. Manque de concentration. Je n’ai pas à m’étendre sur ce point.

3. Manque d’écoute. Idem que le point suivant, ces deux éléments sont liés.

Remplacez au maximum vos séances par d’autres moyens.

En effet, la réunionite est l’endroit où l’on croit faire de l’avance. Mais il n’en est rien.
Si vous êtes un coordinateur, un manager, un boss, mais aussi un employé, voyez la réunion comme un piège.

Voici ce que vous pouvez faire plutôt que d’organiser une réunionite:

• • Demandez aux gens leur avis sur un problème via un formulaire / un email / un document.

• • Demandez aux gens (qui ont les compétences) si vous pouvez les voir en privé ou les appeler afin de mieux définir le problème.

• Une fois cette étape effectuée, mettez en place une séance. Le but est de dégrossir au maximum le travail des gens afin d’éviter le travail en groupe. Assis en groupe, peu de choses sont réellement effectuées.

En général, on se masturbe intellectuellement (on est bon, on est fort, le problème est compliqué, plutôt rouge ou plutôt vert?, 29 euros ou 39 euros?)

Dans une séance, cherchez l’efficacité. Les détails pour plus tard.

Si vous devez aboutir à une décision de votre boss / comité de direction, élaborez des variantes (2 ou 3 max) afin de faciliter la prise de décision rapide. Vous pouvez envoyer vos variantes aux décideurs AVANT la séance.
Demandez un effort aux gens, faites les bosser pour leur bien.

Et que faire si cela ne fonctionne pas?

Que faire si la culture de la réunionite est trop bien ancrée dans votre entreprise?

1. 1. Changez de boite, si vous ne pouvez/ voulez pas…

1. 1. Utilisez des stratégies paradoxales (approche systémique, lire cet article + bibliographie)

1. Appelez-moi.

Merci pour votre attention.

J.

Sources

Livres:

Getting Real de 37Signals
15 Secrets successful people know about time management – Kevin Kruse
Les petits Groupes: Participation et animation de Yves St-Arnaud

Statistiques début d’article

http://www.bilan.ch/entreprises-les-plus-de-la-redaction/le-cadre-francais-passe-40-de-sa-carriere-en-reunion
http://www.lefigaro.fr/vie-bureau/2016/03/30/09008-20160330ARTFIG00299-un-cadre-passe-en-moyenne-24-jours-par-an-en-reunion.php#

Images:
Unsplash.com