octobre 15

7 étapes pour Maîtriser votre boîte email

Découvrez comment ne plus vous faire bouffer par vos emails (et l’intérêt des gens). Mais surtout, apprenez à gérer vos emails.

Premièrement: 

Quand ça brûle, on n’envoie pas d’email aux pompiers.

gérer ses emails

On sort pour réfléchir et ensuite on les appelle.  Un email n’est jamais urgent, sauf quand vous m’écrivez pour me poser des questions sur l’Agenda BLOC

#1 Désinscrivez-vous de toutes ses newsletters.

Vous repoussez éternellement, car cela prend du temps à faire un à un?

Allez-y maintenant. Utiliser le site gratuit unroll.me qui est très pratique pour se désabonner à toutes les newsletters que vous souhaitez en 1 clic.

Allez-vous me garder?

#2 Désactivez toutes les notifications

Comme pour les smartphones. Quand vous bossez sur votre bureau, ne soyez pas dérangé par les notifications de votre messagerie mail.

Une recherche Google « comment désactiver les notifications de Gmail / Outlook/ etc. » devrait vous aider à venir à bout de cet immense perturbateur.

#3 Consultez vos emails 3 fois par jour.

Une fois vers 11 heures / midi.
Une fois au milieu de l’après-midi.
Une fois avant de passer à table.

Évidemment, vous êtes libre de faire quand cela vous arrange. Mais évitez le soir.

Passez 21 minutes par consultation et essayez de faire le maximum en une seule fois. Si vous n’avez pas fini, vous finirez lors de la prochaine consultation.

Pour chaque Email, vous avez à votre disposition 4 choix afin de le traiter.

1. Répondre au mail.

2. Supprimer l’email (archive si nécessaire).

3. Reporter la réponse (attendre).

4. Déléguer (transfert).

#4 Pensez deux fois avant de mettre quelqu’un en copie.

Une personne mise en copie ne sait pas vraiment quoi faire de cette information.

Si vous envoyez moins d’email (à moins de personne) vous en recevrez moins.

#5 Utilisez le titre de l’email pour indiquer l’action nécessaire

Indiquer le QUOI et le COMMENT dans votre email.

Exemple: Rapport SGD à relire jusqu’au 26.10.16

Vous pouvez (devez) aussi utiliser des acronymes…

Fin de la conversation= FDC + message court

Cet acronyme est intéressant, car il indique à votre interlocuteur qu’il n’a pas besoin d’ouvrir le message.

Évidemment, cela nécessite que vos interlocuteurs connaissent votre fonctionnement…

À éviter si vous rejoignez une grande entreprise qui a ses propres codes (comme je l’ai fait…)

#6 Gardez vos emails courts. Très courts.

Rien de plus ennuyeux que des tartines sans valeur ajoutée. On s’en fout que vous connaissiez pleins de beaux mots. On veut des informations épurées. Allez droit au but.

Exemple:

Salut Jack,

Peux-tu me relire ce rapport d’ici le 03.10.2016 et me le renvoyer avec tes corrections?

Merci d’avance. 

#7 Si vous ne savez pas quoi faire avec un email, supprimez-le

Si la consigne de l’email n’est pas claire, supprimez-le.

Le job de l’expéditeur est de vous indiquez clairement ce qu’il attend de vous. S’il fait mal son job, ne le faites pas à sa place… Éduquez les gens. Certaines mamans ne l’ont pas fait… 😉

Si on vous relance, on vous demande où vous en êtes, vous pourrez toujours trouver des excuses redoutables:

1. J’avais d’autres priorités à mettre avant ton email.

2. La consigne n’était pas claire.

3. J’ai oublié (la meilleure de toute, car tout le monde oubli)

4. Ce n’était pas indiqué pour quand je devais le faire…

Utilisez ce genre de réponse quand vous avez un certain poids face à votre interlocuteur

Une note issue de mes observations:

Si un problème vous est envoyé par email, et que vous n’y répondez pas, le problème se règle tout seul…. 

#8 Bonus – Votre boîte email est pleine?

1. Créez un dossier « Anciens messages »

2. Déplacez tous vos emails plus vieux que 48 heures dans ce dossier.

3. Traitez les mails reçus les 48 dernières heures.

Voilà, vous repartez de zéro.

Souvenez-vous: les emails sont un bon moyen pour les autres d’insérer leurs priorités dans votre vie. Contrôlez votre boite email.

Allez plus loin en développant votre propre système d’organisation. Je ne trouvais pas mon bonheur avec les systèmes standards. J’ai donc créé ma propre méthode pour s’organiser… Je vous en parle derrière ce clic.

Merci pour votre attention.

Julien

 


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Gérer ses emails


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  1. Article en Or !!
    Le titre me plaisait, la phrase descriptive de la première photo a été puissante.
    Article à imprimer et garder dans une bannette au bureau, sérieusement !

    Merci Julien !

  2. Salut ,

    Depuis plusieurs mois maintenant je prends le temps de me désinscrire des newsletters, unroll.me ne fonctionne pas pour tout.

    C’est facile pour les trucs qui n’intéressent pas.
    Pour les autres, c’est plus complexe.
    Alors je me demande si j’ai lu dernièrement les e-mails de l’expéditeur, je reconnais que c’est intéressant OK mais que j’ai des priorités plus hautes.

    Les notifications c’est excellent. Les désactiver je veux dire, j’en avais désactivé un peu mais c’est en lisant des articles de ton blog à ce sujet que j’en ai désactivé plus et wow, ça aide beaucoup.

    Idem pour les e-mails, je les consulte beaucoup moins perso/pro.
    Après là-dessus, je pense qu’il faut ajuster en fonction de son job et du reste.

    Donc merci à toi car la lecture de ton blog m’a permis de faire du ménage à ce niveau (mails, notifications) et ça aide, notamment pour la concentration et le stress.

    Belle soirée 🙂
    Marine a publié récemment: Êtes-vous une bonne personne ?My Profile

  3. Un article pertinent, car c’est un problème de plus en plus rencontré.

    Pour les professionnels il y a également un logiciel qui vous facilite la tache: Imail

    C’est une messagerie professionnelle collaborative accessible depuis tablettes et mobiles où les mails sont traités en conversations.

    Seuls les mails en cours sont affichés.
    Statistiques complètes disponibles.
    Outils pour travailler en équipe.
    Prise en compte des priorités et urgences.
    Organisation via #hashtags…

    Pour en savoir plus: http://www.imail.solutions/fr

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