La Priorisation de l’Information à Travers 4 Listes.

Dans les lignes qui suivent, découvrez la priorisation à l’aide de 4 listes. Une manière d’organiser votre quotidien.

Chaque fois que j’écris priorisation, mon logiciel de correction orthographique (Antitode 8) m’indique une erreur, je vais donc vous fournir la définition du terme PRIORISATION.

“Action de définir ce qui doit être fait et dans quel ordre”. Et probablement qu’il y a d’autres définitions, mais pour le coup, on va s’en sortir. Attention tout de fois, c’est une forme fautive de la langue de Molière.

Apprenez à prioriser l’information.

Je ne suis pas le type qui vous dira quel stylo utiliser pour créer vos listes ni quelle fleur dessiner dans vos cahiers de prise de note… Pas mal de mamans le font pour s’occuper entre deux coups de biberons…

Je ne suis pas le type qui érige la liste d’activités (TO-DO List) en ST-Grall de la productivité…. Pas mal de blogueurs le font parce qu’ils ont vu que l’article recevaient du like côté anglophone…

Pour moi, la majorité des gens qui créent des listes, le font plus par bonne conscience que soucis d’efficacité. Un peu comme les bonnes résolutions. Tellement heureux d’avoir pris une bonne résolution mentale qu’ils en oublient de la mettre en pratique…

Mais certains (et vous en faites peut-être partie) le font également parce qu’ils ne se sont jamais vraiment posé la question suivante: “Comment puis-je augmenter ma performance en utilisant des listes?”

Lorsque l’on se pose la question et que l’on commence à réellement faire des tests, on constate que ce n’est pas la meilleure des pratiques à adopter. Néanmoins, le contexte me pousse parfois à revoir mes pratiques et ouvrir des parenthèses pragmatiques.

Donc… je dois bien l’admettre… il m’arrive… aussi… lorsque mes journées sont bien remplies et que je dois gérer l’information qui m’arrive dessus, d’établir des listes qui ne sont pas intégrées à mon organisateur de tâches favoris… C’est fait! Je l’ai dit. Ok ok ça va…

Ce sont des listes orientées PRATIQUE et qui n’ont pas comme but de finir exposées sur la table à l’heure du thé… entre deux coups de biberons…

La priorisation pour faire le malin entre 2 coups de biberons…

Laissez-moi vous expliquer la raison (le problème) qui m’a poussé à établir un type de liste spécifique.

Prioriser l’information lorsque l’on travaille avec celle-ci.

Si vous êtes un travailleur de l’information, le genre d’individu qui passe du temps devant un PC (ou encore mieux devant un Mac) à connecter des gens entre eux en transférant l’information, alors vous êtes ce que l’on appelle en anglais un Knowledge worker.

Le problème du knowledge worker (travailleur de la connaissance) c’est qu’il interagit régulièrement, pour ne pas dire quotidiennement, avec des appareils et des logiciels distrayants. Ces appareils facilitent la connexion à d’autres personnes et cette facilité d’accès ne pousse pas à la réflexion de l’information que l’on souhaite envoyer. On devient rapidement réactif aux informations que l’on reçoit.

Sans oublier que nous avons tous tendance à rechercher la nouveauté au point d’en devenir accros. À ce sujet, je dois trouver une manière d’alimenter mon cerveau de manière intelligente sans tomber dans l’un de ces deux extrêmes:

1. Je quitte les réseaux sociaux et je m’isole.

2. J’embrasse à bras ouvert les réseaux sociaux et ma capacité d’attention chute en dessous des 8 secondes (moins qu’un poisson rouge). Pour info, en 2000 la moyenne était de 12 secondes… Si le sujet de l’attention vous intéresse, l’Hebdo se consacre cette semaine au sujet de l’attention… 

Et Jean-Philippe Lachaux vous parle du cerveau attentif dans cette vidéo… (pure culture générale pour faire le malin entre 2 bières…)

Un autre défi est de réussir à s’isoler lorsque l’on travaille avec des logiciels qui nous notifient… constamment. Alors oui, on vous expliquera l’importance de cacher les notifications, de cacher vos icônes, de passer parfois en mode avion, mais ces techniques seules vous coupent du flux d’information. Elles ne vous aident pas à traiter ce flux, car tôt ou tard vous devrez ouvrir le robinet et vous connectez à votre boite email… Un petit shoot de dopamine!

Pour parvenir à traiter ce flux d’information, j’ai développé une astuce toute simple qui me permet d’éviter de surcharger les autres personnes (de cette manière, je montre l’exemple à prendre pour réduire les interruptions liées au transfert de l’information : email, réseau social d’entreprise, coup de fil et notifications en tout genre).

Ce qui est intéressant avec cette astuce, c’est qu’elle est dans votre zone de contrôle… je vous défis d’essayer de changer vos collègues sur ce point. Rapidement, vous constaterez qu’une chose magique se produit lorsque vous envoyez moins d’information : vous en recevez moins également.

Intéressant lorsque l’on cherche à produire plus rapidement que la concurrence.

Mais arriverez-vous à résister face au manque de dopamine qu’une notification crée en vous ? C’est une autre question qui ne sera pas traitée ici…

Revenons à cette astuce de priorisation.

Cette astuce repose sur 4 listes que je mets devant moi chaque matin (lorsque je sens que la journée sera surchargée).

En amont de cette liste, je vais filtrer les informations que je reçois selon la bonne vieille matrice du général Eisenhower.

La première liste de priorisation s’intitule « Email à envoyer »

Dans cette liste, j’inscris les informations importantes et non-urgentes à transmettre ou à aller chercher, mais qui peuvent attendre la fin de la journée.

Au fur et à mesure de la journée, plusieurs demandes viennent s’inscrire sous certains destinataires.

Votre bénéfice? Cela vous permet de regrouper vos demandes et parfois vous trouverez les réponses à vos questions en cours de journée. Sans oublier qu’en temporisant, certains problèmes se règlent d’eux-mêmes.

La deuxième liste s’intitule « Point à traiter lors de la prochaine séance »

Là encore, ce sont des informations qui sont importantes et non-urgentes à l’exception que vous verrez la personne concernée prochainement en séance.

Votre Bénéfice : vous avez des choses intéressantes à dire en séance et celles-ci deviennent productives (tant pis pour les autres). Les autres sont jaloux. 

La troisième liste de priorisation se nomme « Coup de fil à passer »

Dans cette liste, j’inscris les informations importantes et urgentes. Même quand c’est urgent, je note l’information. Cela me permet de prendre le petit recul nécessaire pour une seconde analyse, car souvent c’est simplement un déclencheur « émotionnel » qui me fait penser que c’est urgent…

Exception faite quand une maison brûle ou que la personne fait un certain poids stratégique (traduisez, le big boss).

Votre Bénéfice : le simple fait de noter l’information vous fait remarquer que vous devriez plutôt mettre cette tâche dans une autre liste…

La quatrième liste se nomme « À faire un jour peut-être…»

Dans cette liste, vous notez les demandes urgentes (qui semblent urgentes), mais qui ne sont pas importantes : corriger une faute d’orthographe dans un document qui reste à l’interne, passer voir quelqu’un, ajouter une tâche automatisé dans un workflow, transmettre un document, etc.

À côté des tâches qui se retrouvent dans cette dernière liste, je vais y ajouter une coche à chaque fois que l’on m’appelle à nouveau pour la même demande… à partir de 3 coches, je m’occupe du problème (là encore, le gars qui me paie à la priorité… je ne suis pas encore assez stratégiquement lourd pour lui expliquer d’attendre, d’ailleurs cela me prendrait souvent plus de temps que de m’occuper du cas…)

Si le problème peut être résolu en moins de 2 minutes (sans que je doive déranger une autre personne), alors je m’en occupe immédiatement, car j’ai déjà été dérangé. Je crois que c’est le seul conseil que je garde de la méthode GTD.

Bénéfice de cette liste : des problèmes se résolvent par eux-mêmes lorsque vous indiquez au gens que vous vous en occuperez dans 1 semaine (utilisez toujours l’excuse de la deadline qui s’approche dangereusement…)

Désavantage de l’utilisation de ces 4 listes:

Vos interlocuteurs qui apprécient avoir une seule information par email seront déboussolés… Mais ce n’est pas votre problème…
Essayez-vous de vous limiter à 3 informations par email ou de regrouper vos demandes par thématique.

Conclusion de cette technique de priorisation:

1. Le terme priorisation indique hiérarchiser des priorités. C’est donc un terme à bannir devant votre boss, mais ici je fais ce que je veux.
2. En envoyant moins souvent de l’information, vous en recevez moins souvent…
3. En envoyant moins souvent de l’information, certaines demandes se résolvent d’elles-mêmes (surtout lorsque vous expliquez au gens que vous regarderez une date précise dans 2 semaines.)
4. Si vous souhaitez former vos collègues à mieux gérer l’information qu’ils reçoivent, commencez par la partie la plus facile : vous.

Et faites-le en testant cette technique développée sur le terrain (et pas simplement retranscrite depuis un livre anglais…)

Si la méthode des 4 listes ne vous permet pas de prioriser, expliquez-moi ce qu’il vous manque et j’adapterais le concept.

Merci pour votre attention.

J.

PS Si l’organisation vous intéresse, j’ai compilé plusieurs articles sur le sujet, ceux-ci se trouvent ici: s’organiser au quotidien.

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depuis 7 mois

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Fabelot - depuis 7 mois

C’est un excellent concept Julien et je t’en remercie, je vais me faire ça sur Evernote.

Le seul truc : je ne comprends pas bien la deuxième liste ? C’est que quand tu as des coachings ça ?

Mais tu m’as donné une pure idée : sachant que je suis responsable de mes inputs, je vais diminuer la quantité de ceux-ci.

Et je viens de supprimer des notifs automatiques de posts dans un groupe ou de ma page FB. Comme ça, pas de notif, pas de dopamine, pas d’addiction.

Comme quoi, parfois il en faut peu. Merci l’ami !

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Ogier DOLLÉ - Responsable Affaires - depuis 7 mois

Je vois concrètement dans les cas où je pourrais l’utiliser !

Merci beaucoup Julien !

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Lirone Samoun - depuis 7 mois

Merci pour les 4 listes Julien ! 🙂 Ouais pour la liste 2, c’est si on a affaire à plusieurs meeting, je suppose ou à des réunions hebdomadaires par exemple.

En tant qu’ingénieur, je suis toute la journée devant l’ordinateur et c’est vrai que c’est terrible de voir à quel point on peut être vite distrait…
Je suis à un point en ce moment où j’utilise un logiciel pour bloquer certains sites internet pendant une période donnée. Triste non ?
Déjà avec le téléphone, je le range dans un coin en mode avion et je l’utilise que pendant les pauses. Cela m’aide pas mal 🙂

Ah la technologie, génial mais au détriment de quoi…

Merci Julien !

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Morgane - depuis 7 mois

C’est horrible toutes ces mamans qui donnent des coups de biberons à leurs bébés ! Avec des fleurs en plus ! ^_^ (on n’est pas toutes comme ça tu sais ah ah ah)

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Marine - depuis 6 mois

Salut ,

« Pour moi, la majorité des gens qui créent des listes, le font plus par bonne conscience que soucis d’efficacité. Un peu comme les bonnes résolutions. Tellement heureux d’avoir pris une bonne résolution mentale qu’ils en oublient de la mettre en pratique… »

Ça m’a bien fait rire, tout à fait d’accord !
Je mets ce que j’ai à faire dans mon agenda, au jour où je dois les faire ou date maximale à laquelle ils doivent être fait.

Au quotidien, depuis plusieurs mois je regarde bien plus tard mes e-mails (fin de matinée plutôt que dès le réveil) suite à la lecture de tes articles, et ça me permet de moins me disperser et de moins me polluer l’esprit dès que je me lève (merci 🙂 )
Les notifications j’avais déjà réduit, j’ai réduit encore plus.

« car tôt ou tard vous devrez ouvrir le robinet et vous connectez à votre boite email… Un petit shoot de dopamine! »

C’est clair dès que la boite mail est ouverte je me surprends parfois à aller la voir plus qu’il ne faudrait (souvent quand je trouve chiant ce que je fais/suis censée faire ^^).

Questions :

 Utilises-tu en parallèle de cette technique de priorisation la méthode HALTE ?

 Prends-tu en compte tes rythmes ? (genre de telle heure à telle heure t’es plus apte à faire ceci ou cela, idem tel ou tel jour) Vu qu’ils doivent être (au moins un minimum) géré avec l’agenda BLOC ?

@+

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Pascal - depuis 6 mois

Salut Julien,

je trouve que c’est une façon maligne d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Qui semble bien s’appliquer pour un fonctionnement en entreprise.
Dans mon cas de figure, ça me paraît un peu plus compliqué à mettre en oeuvre. Quoique…
Pour ma part, après avoir utilisé Trello pendant longtemps, j’utilise depuis quelques mois Simplenote. Un système de prise de notes rudimentaires sans trop de fioritures et surtout multi-plateformes. Ce qui fait que j’y ai accès très facilement de partout, en ligne ou hors-ligne.
Dans une note To Do, j’ai 4 titres : AUJOURD’HUI, CETTE SEMAINE, LA SEMAINE PROCHAINE, UN JOUR. Je fais un check quotidien pour les deux premiers et hebdo pour le reste.
Ca me satisfait bien. C’est vrai qu’il faut prioriser ce que j’y inscrit. Pour l’essentiel ce sont uniquement des choses qui me paraissent importante et plus ou moins urgentes.

Quant aux notifications, à part les SMS et les appels sur mon smartphone, je n’en ai aucune. Et en plus en général, il est en mode liste blanche. C’est à dire seul 3 numéros sont autorisés (de personnes qui d’ailleurs savent que je n’aime pas trop être appelé). Tous les autres ne déclenchent aucune sonnerie, lumière, vibrations ou autres. Quand j’ai le temps je jette un oeil pour savoir qui a cherché à me joindre ou non.

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Julien Leader Blogueur - depuis 6 mois

Salut

Nop, la deuxième liste représente les réunions que j’ai dans la semaine à venir. Par exemple si je vois le directeur financier le vendredi, je ne vais pas lui envoyer un mail le mardi pour un point important mais non urgent.

Cool pour tes changements d’utilisation. Pas évident. J’ai téléchargé l’application “quality time” pour android. Cela trace ton utilisation smartphone…

C’est assez flippant.

On se voit le 18.

A++

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Julien Leader Blogueur - depuis 6 mois

Bien vu la liste 2 c’est pour ça.
Pareil pour moi, le simple fait de ne pas voir le smartphone m’aide pas mal… et les journées occupées c’est ce qui fonctionne encore le mieux 😀

Je réfléchis pas mal à cette notion de connectivité VS productivité.. ça germe 😀

À bientôt!

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Julien Leader Blogueur - depuis 6 mois

Merci @morgane! Cela me rassure ^^

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Julien Leader Blogueur - depuis 6 mois

Salut

Merci pour tes idées d’application. J’utilise également Simplenote ou disons.. je connais car je devais m’intéresser à des applications de prise de note pour le job. Pour ma part c’est toujours Moleskine + Agenda BLOC qui détiennent la palme d’or.

Pour les notifications, félicitations. J’ai un ami qui fait du bruit lorsqu’il m’écrit mais sinon je coupe tout également. J’ai d’ailleurs mis la main sur une application intéressante pour tracker les comportements: Quality time (ANdroid ) ou Moments (IOS). C’est assez flippant.

Pour l’utilisation des 4 listes dans ton environnement -> À tester 🙂

Julien

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Julien Leader Blogueur - depuis 6 mois

Salut

Pour moi l’acronyme HALT est une veilleuse qui tourne en arrière fond. La difficulté est dans la pondération (suis-je trop fatigué pour prendre une décision?). Pour ça je pense qu’il n’y a pas de solution miracle.. “juste” l’expérimentation.

Ouai je prends en compte mes rythmes. Au travail par exemple, le matin j’essaie de faire de la “calisthénie mentale” en me forçant à être concentré de 1 heure ou 2. Puis pause distractions, et je recommence.

Mais à ce rythme, je ne tiens pas toute la journée, et je sens qu’à partir de 15 heures, je n’arrive plus à travailler facilement, donc j’essaie de placer des séances / rdv.

Scott Adams a fait un article assez cool (et court) -> https://www.whenhub.com/posts/scheduling-your-energy-not-your-time/

Merci pour ton retour 😉

J.

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Marine - depuis 6 mois

Hello ,

merci pour ces précisions !

en fait, l’expérimentation par soi-même, c’est valable pour tout, c’est bien de connaitre les théories, différentes façons de faire car ça peut donner des idées mais fondamentalement, y’a que la pratique, le test soi-même qui permet de savoir si ça nous correspond et à quel point, et à partir de là de laisser tomber ou d’adapter à soi.

je ne connaissais pas le terme de “callisthénie mentale” (le mot callisthénie en fait) donc merci !

merci également pour le lien vers l’article que je viens de lire, c’est très intéressant et je suis d’accord, le top c’est de pouvoir s’organiser au maximum selon nos propres rythmes, après nos paramètres personnels (y compris travail) nous le permettent plus ou moins. C’est clair qu’on gagnerait beaucoup de temps à pouvoir appliquer ça un max, mais j’ai l’impression que c’est encore trop “youyou” (bizarre) pour certains d’accepter ce fait…

ciao 😉

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PacoY - il y a quelques mois

Salut Julien,

OK pour tester quelque chose qui s’inspire de tes listes. Plutôt que d’être dans une chronologie, je vais essayer quelque chose qui soit plus par type d’activités (et ça se rapproche de ca que tu proposes me semble-t-il). Par exemple, planification, rédaction, “webmastering”, mails, appels,
Ceci dit il y a quand même une grosse différence avec ce que tu proposes. tes listes sont dans le cadre de ton “boulot-entreprise” et ne recouvrent pas ce site, tes conférences… De mon côté je cherche à avoir quelque chose de global sur les différentes activités. qui me permettent de tout englober d’un coup d’œil. A moins que ce ne soit une erreur… ?
(très bien le court article en lien dans la réponse à Marine)

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Lėa - le mois passé

Mode de gestion que je soumets à votre lecture.

A titre personnel, flux raisonnable donc le confort de rester à la bonne vieille méthode de l’agenda papier 🙂
Aucune notion d’impératif dans la vie privée, l’impératif, c’est moi!

A titre professionnel, utilisation des outils de gestion comme rappels de tâches a réaliser permettant d’orienter et piloter l’activité du quotidien.
Veille active sur le maintien de marge de manoeuvre pour respecter les délais imposés.
Un imprevu peut toujours arriver, il doit etre anticiper.

Pour les périodes d’activités soutenue et intense, j’ai recours à cette fameuse TO DO LIST, évoquée dans l’exposé.
La mienne intègre 4 items et une estimation de durée de réalisation pour chaque réalisation a faire.
L’idée étant de prioriser les choses à faire, quantifier le temps qu’il me faut approximativement (toujours avec soin de conserver une marge de manoeuvre si possible) afin de piloter mon activité à bon escient.
Recherche d’efficience et d’efficacité.
Ci contre les items de priorisation de ma TO DO LIST: URGENT & IMPORTANT. URGENT NON IMPORTANT. IMPORTANT NON URGENT. NON URGENT NON IMPORTANT.

Écrire permet de visualiser, organiser, anticiper, piloter ET faire le constat d’avancement/réussite /échec.

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Julien Leader Blogueur - il y a quelques semaines

Bonjour ,

Le système fonctionne? Il vous permet d’être satisfait en fin de journée? Si c’est le cas, c’est très bien.
Sinon, ce que j’ai constaté avec les to-do list, c’est que les activités ne sont pas intégrées à une timeline. Elles ne sont pas intégrées à un agenda. C’est en fait le résonnement que j’ai lorsque j’ai créé l’agenda BLOC -> virer les to-do liste et en créer des blocs pour me permettre d’augmenter mon efficacité et efficience.

Mais ce que vous faites avec l’importance et l’urgence est déjà vraiment super.

J.

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