Découvrez comment gérer son temps efficacement.
Pensez-vous qu’il est possible d’organiser votre temps indépendamment de votre environnement?
Vous faites partie d’un contexte et d’un système. Vous faites partie du système et tout peut avoir une influence sur vous. Si vous viviez seul dans ce monde, vous n’auriez pas besoin d’apprendre à organiser votre temps.
Il vous faut donc des outils pour réussir à atteindre vos objectifs.
Vous connaissez certainement les imprévus qui chamboulent vos programmes (des employés bloqués dans les bouchons, une livraison qui n’arrive pas, une mission en plus à accomplir, etc). Il y a des remèdes contre ces imprévus. C’est organiser les tâches à accomplir dans un ordre donné. Si votre organisation est bonne, alors vous éviterez de perdre du temps. Concrètement, vous ne pourrez jamais gagner du temps.
La procrastination (l’art de repousser sans cesse le travail à effectuer) sera traitée dans un autre article, étant donné son côté émotionnel lié aux habitudes.
3 styles de comportements lorsqu’il s’agit d’organiser le temps.
1) Centré sur la tâche
Ces personnes seront attentives à l’organisation des tâches entre elles pour gagner du temps. Au menu, soucis de classement, planification du travail, optimisation de l’environnement.
2) Centré sur la contrainte de temps
L’effort est axé sur la maîtrise des délais et de la durée. Au programme, planification permanente des tâches, négociation des délais, etc
3) Centré sur le but final
Différenciation urgent important, stratégie de réussite, recherche de sens.
Gardez à l’esprit que chez la majorité des individus, ces 3 styles de comportements sont présents dans de différentes proportions. Être capable de discerner quel comportement est le plus dominant chez vous, vous permettra de mieux comprendre la suite.
Lisez les 3 exemples ci-dessous et définissez sur quel comportement sont axés les personnages
Sarah.
- De mon côté, l’organisation du temps, c’est un ratio entre l’utilité et la dépense d’énergie. Je me demande constamment si ça vaut vraiment la peine d’effectuer cette tâche, d’accomplir cet objectif. Je ne suis pas perfectionniste, donc je préfère perdre moins de temps pour un travail au résultat satisfaisant. Je ne classe pas l’administratif parce que c’est ennuyant mais, paradoxalement ça me porte à préjudice dans certaines situations.
- Marc. Je ne supporte pas les gens qui arrivent en retard. Quand on est cadre (en plus !) on se doit de prévoir une marge pour les imprévus et donc de respecter les délais. Si on dit oui, c’est oui. Sinon il faut dire non.
Yvan.
- Organiser son temps c’est, selon moi, organiser le travail, planifier les tâches et faire en sorte que celles-ci soient regroupées pour que mon équipe perde le moins de temps possible entre les déplacements. C’est dingue de penser que certaines personnes n’ont pas de méthode et de système pour gérer leurs objectifs.
Réponses
Sarah est centrée sur le but. Marc sur la contrainte des temps. Quant à Yvan, il est axé sur la tâche et les processus.
À présent, vous êtes en mesure de définir comment est géré le temps de vos collaborateurs. En les observant et en les écoutant. Vous serez par la suite capable de leur apporter la solution adéquate pour une meilleure organisation du temps. Sans oublier la vôtre.
L’organisation du temps, une recette très personnelle
L’organisation du temps et donc un savant mélange entre la fonction du leader, la personnalité de celui-ci (les comportements ci-dessus), et ses méthodes de travail.
Malgré tout cela, il existe des lois fatales qui vous empêcheront de faire comme bon vous semble. Paradoxalement, en prenant conscience de ces lois, vous serez en mesure de les utiliser à votre avantage. Elle est belle la vie.
L’organisation du temps, la loi de Parkinson
Vous n’avez beau pas être convaincu de la loi de gravité, sautez du dixième étage et vous vous apercevrez que vous aussi, comme nous tous vivant sur la planète Bleu, êtes soumis à cette loi.
Malgré vos différences liées à l’éducation, expériences personnelles, valeurs et groupe social, vous serez soumis à la loi de Parkinson lorsqu’il vous faudra organiser votre temps. Libre à vous d’en tenir compte, sachant que plus vous le ferez et plus vous éviterez de perdre du temps.
C’est quoi, la loi de Parkinson?
Un gaz a tendance à remplir tout l’espace disponible, dixit Mariotte. Il en va de même pour votre bureau, plus il est grand et plus il sera encombré de nombreux dossiers. Plus vous avez d’argent, plus il vous en faut. Évidemment, il y a des systèmes pour contrer cet effet.
Avec le temps c’est pareil. Et cela s’appelle l’inflation du temps.
Si vous ne fixez pas un délais pour accomplir une tâche, il y a de fortes chances que vous preniez tout le temps disponible.
Avez-vous déjà été en vacances avec comme projet de visiter X musées, de découvrir X parcs et pour terminer, vous restiez allongé sur la plage?
Avez-vous déjà attendu d’avoir le temps pour réaliser une tâche importante? Et de repousser sans cesse, par manque de temps?
Maintenant, pensez à une tâche que vous accomplissez quotidiennement. Faites-le maintenant. Pensez-y.
Je vous demande de réduire de moitié le temps pour réussir à terminer la tâche. Faites l’exercice.
Il y a fort à parier que la réponse soit OUI. Les moyens sont multiples, vous vous isolez complètement, planifiez avant de commencer, ne faites pas de pause, ne parlez à personne, n’activez pas internet sur votre ordinateur, regroupez les tâches ensemble, bref une multitude de possibilité qui vous permettent de réussir plus rapidement à atteindre vos objectifs.
Schéma rose: Avec délais (pas d’effet de parkinson)
Mon but ici n’est pas de vous forcer à « presser le citron » jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de jus. Non, ce que je veux vous montrer, c’est les effets de cette loi de Parkinson. Si vous ne donnez pas de délais à vos collaborateurs et à vous-mêmes, il y a fort à parier pour que vous tombiez dans une routine et que vous utilisiez le temps disponible.
Plusieurs professeurs et leaders m’ont toujours dit. Le temps on ne l’a pas. On le prend.
La réunion et son symptôme bien connu (la réunionnite) est également sujet à cette loi (souvenez-vous, la loi de la gravité) et on sait souvent quand elle commence et rarement quand elle finit. Prenez le réflexe lorsque vous avez des entretiens de fixer rapidement le temps que vous avez à disposition. Dans le cas contraire, vous allez prendre énormément de temps pour le premier point et les derniers seront bâclés.
Récapitulatif
- Fixez toujours un début et une fin pour chaque activité
- Planifier de manière objective vos activités (toutes nouvelles activités avec 30% de temps en plus) en délimitant clairement le résultat attendu
- Placez les réunions à 11h. L’appel de la faim est souvent trop fort pour laisser de la place aux questions 😉
Connaître la loi de Parkinson ne vous permet pas de descendre les délais à tel point que vos collaborateurs soient sous stress. Bien qu’ils aient une « deadline », l’estimation de la réalisation d’une tâche doit toujours être réfléchie à l’avance. Une astuce est de diviser la tâche globale en lots de travail plus petit. Une bonne manière de fixer un délais est de faire une orientation au départ du travail en expliquant à votre équipe réunie ce que vous désirez atteindre et en combien de temps.
Pour terminer, le fait de fixer un délais ne vous exempt pas du suivi de la tâche!
Merci!