Réunir une Équipe: les Questions à se poser AVANT d’agir

1 + 1 = 3

Seul on va vite, ensemble on va loin.

L’union fait la force.

Les citations qui mettent en avant la force d’une équipe sont nombreuses. Pourtant, il ne s’agit pas réunir des individus pour réussir à atteindre un résultat.

Ce serait trop beau.

Le célèbre forming, storming, norming et performing de Bruce Tuckman ne précise pas qu’avant de réunir des personnes , il est important de se poser quelques questions pour garantir un bon esprit d’équipe au travail… 

Le praticien qui cherche à créer la magie, se posera plusieurs questions bien avant la première rencontre entre tous les membres qui devront collaborer à l’atteinte d’une cible commune.

Dans les entreprises, c’est le job des RH. Réunir des profils qui ont des aspirations similaires.
Avant de vous proposez quelques pistes à prendre en compte lors de cette étape préalable à la naissance d’un groupe, jetez un oeil à cette expérience qui amoche l’idée répandue que l’union fait la force.

L’union fait la force, vraiment? 

Dans la documentation des 70 dernières années portant sur les petits groupes, il est prouvé (et démontré) que le rendement de plusieurs personnes réunies pour pratiquer une activité physique est inférieur à celui qu’on obtient lorsqu’on additionne les rendements individuels.

[thrive_text_block color= »orange » headline= » »]Si quatre individus capable de tirer 75 kilos travaillent ensemble, ils devraient réussir à tirer 300 kilos à quatre. Les expériences montrent que ce n’est pas le cas. En réalité, les quatre individus en question ont tirés une charge de 255 kg. Soit 85% du rendement maximal. Il s’agit de l’effet Ringelmann (Dashiell 1935). Plus connu sous le nom de paresse sociale, développée par Latane, Williams et Harkins (1979).[/thrive_text_block]

En s’arrêtant à cet énoncé on comprend pourquoi il est important de se poser les bonnes questions avant de réunir un groupe de personnes pour créer un esprit d’équipe au travail.

En parlant de réunion. Une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise, s’est « amusée » à calculer le temps qu’un cadre français moyen dilapidait dans les réunionnites (16 années de sa vie sur 40 ans de carrière…) 

Alors… Pourquoi réunir un groupe de personne? Qui réunir? Combien de personnes réunir? C’est les questions auxquelles je vais répondre. Mais ce n’est pas tout…

Je reviendrais sur l’expérience des quatre individus et je vous dévoilerais l’élément important à connaître pour bien interpréter ces données.

Pourquoi former une équipe de travail?

Est-ce uniquement pour avoir un bon esprit d’équipe au travail? Pour passer de bons moments? 

Je ne sais pas ce que vous pensez des équipes qui composent votre environnement, mais certaines se forment par habitudes. Par exemple, lors d’une réunion (qui est un groupe), on va parfois intégrer des personnes qui ne sont pas utiles à la production du groupe (et encore moins à la solidarité) simplement parce qu’ils font parti de l’organigramme. Simplement parce que l’on a peur de les froisser.

On va se retrouver en présence de membres qui n’ont ni les compétences opérationnelles, ni les compétences relationnelles pour assurer la cohésion du groupe.

Plus un groupe est nombreux (plus d’une vingtaine de personne) plus il est probable de voir apparaître des conflits. J’en parlerai plus en détail dans la partie du nombre.

Il y a quelques années, (1989) Lawren estimait à 20 millions par jour le nombre de réunions formelles en milieu professionnel aux états-unis.

[thrive_text_block color= »dark » headline= » »]Parfois un email bien écrit est tout autant efficace qu’une réunion. [/thrive_text_block]

Si un objectif peut être atteint par un individu ou un groupe de personnes travaillant de manières séparées, quelles sont les raisons qui justifient la création d’un groupe? Une décision à faire passer? Un consensus à trouver?

Je n’affirme pas que les réunions sont inutiles, je cherche à attirer votre attention sur une question simple qu’il faudrait toujours se poser avant de réunir une groupe de travail: pourquoi réunir ces individus dans ce cas précis?

3 réflexions intéressantes citées par Yves St-Arnaud dans son ouvrage Les petits groupes, Participation et Animation.

Je suis preneur si vous avez d’autres avis, si possible issus de votre expérience.

1) L’examen attentifs des objectifs que l’ou souhaite soumettre au groupe.

Est-ce le bon moment? Est-ce prématuré? Est-ce que les cibles sont claires? Peut-être qu’une ou deux personnes suffiront à atteindre la cible? Dois-je (en tant qu’initiateur) fournir un travail préliminaire (recherche d’information)?

2) La formation du groupe est indispensable

Peut-être parce que les personnes doivent être et rester solidaires pour la réalisation d’une activité commune, soit parce que le résultat dépend d’une interaction entre plusieurs ressources (prise de décision par exemple). Le questionnement collectif, la confrontation d’idées et les différentes stimulations sont les seuls moyens d’atteindre la cible commune.

3) La formation du groupe n’est pas impérative mais utile.

On peut atteindre l’objectif commun avec une ou deux personnes, ou en récoltant les avis des personnes concernées MAIS on peut faire MIEUX (trouver un consensus plutôt qu’une décision majoritaire par exemple) en réunissant physiquement les personnes.

Dans ce cas, un effort particulier devra être mis sur l’entretien des relations du groupe. Vu que la formation du groupe n’est pas impérative, il sera plus difficile de maintenir ce nouvel « organisme » soudé. Un travail d’animation sera le bien venu dans ce cas-là.

Qui réunir pour créer un esprit d’équipe au travail?

Bon, je parle de travail, mais cela peut concerner un groupe associatif, un groupe d’amis, etc…

Une question intéressante à se poser: Qui sera invité à donner de l’énergie au groupe?

Cette question nous rappelle que chaque membre d’un groupe interagit avec une cible commune et avec chaque membre.

Pour que chacun puisse fournir de l’énergie à produire un résultat (énergie de production) il doit être concerné par l’objectif en question et se sentir concerné.

[thrive_text_block color= »blue » headline= » »]On croit souvent que l’on peut inviter une personne (non intéressée ou non compétente) à une réunion (ou un travail en équipe) sans provoquer de dommage au groupe.[/thrive_text_block]

C’est oublier l’effet négatif de l’énergie résiduelle de ce membre. Selon un principe important du groupe optimal, toute personne qui ne contribue pas aux activités du groupe en augmente la quantité d’énergie résiduelle. Il est cependant important de garder à l’esprit que certaines personnes n’apportent pas d’énergie à la production d’un résultat mais favorise la solidarité et un bon esprit d’équipe au travail. Dans ce cas, leur présence peut être importante.

Une autre question intéressante concerne l’information du groupe:

Le groupe a-t-il l’information nécessaire pour obtenir le résultat visé?

Beaucoup de discussion tourne en rond simplement parce que l’information n’est pas accessible. On peut faire la recherche en amont de la réunion ou s’assurer que la personne clé soit présente.

En ce qui concerne les relations des invités, se questionner sur l’état des relations entre les membres du futur groupe ne semble pas superflue.

Si 4 types se détestent, il est peut-être intéressant de récolter les informations importantes sans devoir les réunir. Dans le cas de deux personnes qui ne s’apprécient pas, une personne n’ayant pas les compétences en terme de production mais permettant de faire tampon entre les deux antagonistes peut s’avérer très utile.

Combien de personnes réunir pour le travail en équipe?

Le nombre de personnes à réunir n’est pas évident à définir. Certains disent que deux individus suffisent à former un groupe, mais pour la majorité des chercheurs et praticiens, le groupe commence à partir de trois individus (en dessous, c’est un dyade) et s’étend jusqu’à vingt individus. Au dessus, il est difficile d’entretenir des relations de face à face (manque de temps par exemple). Le groupe optimal selon Didier Anzieu se situe entre 8 et 12.

Certains facteurs permettent à l’initiateur du groupe de définir un nombre approprié. Par exemple le type de cible à atteindre, le temps à disposition, les ressources, la qualité du résultat et l’état des relations entre les individus.

Mais une chose est claire: plus le nombre d’individus augmente, plus le groupe doit mobiliser de l’énergie d’entretien pour assurer son fonctionnement et plus le rythme de développement diminue.

Plutôt que de tenir compte du nombre de personnes au sein d’un groupe, il est intéressant de compter le nombre de lien. La formule est la suivante:

N (nombre de personnes) – 1 / 2.

Il y a peu de différence entre 7 et 8 individus mais lorsque l’on regarde le tableau on s’aperçoit que 7 liens supplémentaires se créent.

Si l’énergie de ces sept liens est distribué au groupe (énergie groupal) l’ajout est positif. Si l’énergie reste centré sur les intérêts des membres, alors l’énergie est résiduelle (effet négatif à priori). Par exemple, si le membre supplémentaire n’est pas accepté par le groupe, l’ajout supplémentaire est à éviter.

La question du nombre doit être résolue bien avant la première réunion. Une fois le rassemblement initial effectué il est difficile de revenir en arrière sans créer un sentiment d’exclusion. Il ne faut jamais croire qu’un groupe peut naître d’un quelconque rassemblement de personne (Yves St-Arnaud).

L’examen de ces questions ne permet pas toujours de mettre en avant des conclusions évidentes. Et en prenant le temps de se pencher dessus on aura une meilleure idée de ce qui nous attend lorsque le groupe naîtra.

Des questions pour bien préparer une réunion et augmenter les chances de voir émerger un esprit d’équipe.

Questions liées aux cibles (donc à la production du groupe)

1: Est-ce qu’une ou plusieurs cibles justifient le rassemblement?
2: Est-ce que le nombre de cibles est réaliste au regard du temps à disposition?
3: Quelle est la nature de chaque cible; information? Discussion? Décision?
4: Chaque membre est-il compétent au vu des cibles proposées?
5: Est-ce qu’à chaque instant une cible pourra être perçue et valorisée dans la situation (ici et maintenant) jusqu’à devenir une cible commune?

Questions liées aux relations (donc à la solidarité/ esprit d’équipe entre les membres du groupe)

1: Peut-on anticiper que des obstacles majeurs puissent entraver l’interaction entre les membres?
2: Est-ce que les membres peuvent s’influencer les uns les autres par rapport aux cibles proposées?
3: Est-ce que le nombre de membres envisagé est adéquat?
4: Est-ce que le groupe dispose d’un certain pouvoir à l’égard de ses cibles?
5: Est-ce que certains rôles ou statuts risquent de nuire aux interactions?

Retour sur l’expérience de la paresse sociale… 

L’expérience qui met en avant que 4 individus travaillant ensemble fournissent moins que 4 individus travaillant séparément est vraie dans le contexte de l’expérience: un groupe qui se trouve au degré 0 ou 1 sur l’échelle de groupale (Yves St-Arnaud p.151). C’est à dire, un rassemblement d’individus dont la proximité n’exige aucune interaction, ni entre les membres, ni avec la cible commune.

Les séries expérimentales ayant conduit à la création du « social loafing» ou paresse sociale ont aidé à discréditer l’efficacité du travail en équipe. Les expériences en laboratoires ont été conduite sur des groupes mort-nés dans des conditions qui peuvent irriter les praticiens.

L’expérience originale menée par Ringelmann évaluait les performances personnelles et collectives d’individus qui devaient seuls ou en groupe tirer sur une corde au maximum de leur force. Elle mettant en avant que la performance collective diminuait jusqu’à 43% lorsque le nombre de personnes mis à contribution augmentait.

[thrive_text_block color= »orange » headline= » »]Mais ces personnes n’interagissaient pas ensemble vers une cible commune. Deux éléments nécessaire pour que l’union fasse à la force.[/thrive_text_block]

Julien

Sources:

Jean-Marie Aubry Dynamique des groupes
Didier Anzieu & Jacques Martin La dynamique des groupes restreints
Yves St-Arnaud Les petits groupes Participation et Animation 3e Edition