Organiser son temps: 3 Concepts importants

Comment organiser son temps sans y passer des heures? Comment économiser du temps pour pouvoir faire les choses importantes pour soi en fin de journée? Vaste sujet. J’aborde cependant 3 points importants que vous devez garder en tête.
Cet article est lié à la boîte à outil du leader. 

La vie est faite de choix et organiser son temps ne déroge pas à la règle.

Vous devrez constamment, en tant que leader, décider. Et si vous n’aimez pas prendre des décisions et les responsabilités qui vont avec, travaillez sur ce point. Cet article fait partie des outils du leader.

Dans une journée de 24 heures (26 heures pour moi) vous aurez à gérer les tâches que l’on vous donne. Par exemple, pour moi, je dois faire en sorte que mes gars avancent au rythme convenu avec le maître d’ouvrage et mes supérieurs, si je prends l’exemple de l’assainissement d’amiante, ils devront monter la zone de travail en 1-2 semaines, puis avancer 20 m2 par jour, en fonction du type de matériel et de l’environnement.

Pour ce faire j’ai des ressources à ma disposition (hommes, temps, argent) que je dois gérer pour atteindre un niveau optimal de rendement. Énoncé de la sorte c’est facile, mais sur le terrain il y aura toujours un moment où un imprévu va surgir (conduite d’eau percée, contrôle de la suva au pire moment, extracteur qui lâche, accidents, touriste dans la zone de décontamination, conflits, bref). Et dans ce genre de moment, vous aurez rarement le temps de réunir votre équipe et la faire participer pour prendre une décision en commun. Non.

Ce sera à vous d’agir (ou réagir à l’environnement). Donc faire des choix, c’est quotidien et c’est pareil pour une personne qui n’a pas de personnes à conduire. Avec les concepts qui suivront dans cet article et les prochains, vous aurez à force d’entrainement, beaucoup plus d’aisance à prendre des décisions.

L’avantage de gérer les priorités correctement

1) Vous allez faire le travail utile

J’entends par là, le travail impératif pour atteindre l’objectif. Tout le reste vous pouvez théoriquement le virer, évidemment souvent c’est au détriment de votre confort personnel ou de votre ego.

2) Vous allez dégager l’inutile

Et avoir du temps pour planifier la suite de la journée/semaine et faire baisser l’apparition des risques.
C’est bien connu, planifier calmement vous permet de bien analyser la situation. Laisser reposer. Revenir dessus. Revoir des points qui étaient restés dissimulés.

3) Votre patron sera content.

Et par la même occasion vos collaborateurs. Puisque c’est un immense plaisir de bosser avec un mec compétent en dessus.

Je vais vous présenter les 3 concepts que j’utilise le plus souvent pour organiser son temps.

Si vous vous intéressez à votre organisation du temps depuis un moment, vous connaissez probablement ces outils. Le petit plus ici, c’est de vous montrer comment je les utilise sur le terrain.

Organiser son temps avec le Carré d’Eisenhower

Dwight David Eisenhower surnommé « Ike », est le 34e président des États-Unis, durant deux mandats du 20 janvier 1953 au 20 janvier 1961. Durant la Seconde Guerre mondiale, il est général cinq étoiles de l’armée américaine et commandant en chef des forces alliées en Europe. Il est membre du parti républicain. (source, wikipedia)

Il constata que les tâches importantes étaient souvent mises de côtés pour laisser la place aux tâches urgentes.
Tout est dit, presque.
Théoriquement, les tâches importantes peuvent être déléguées ou planifiées. Les tâches urgentes peuvent être déléguées ou supprimées si elles ne font pas partie du résultat. Les tâches importantes et urgentes doivent être accomplies par vous. Le reste part à la poubelle.

Exemple:

Je suis aux toilettes chez moi, la porte sonne -> Urgent, mais pas important, ça peut attendre (parce que je suis occupé).
En revanche, mon gâteau qui est au four prend subitement feu -> Urgent & Important, je lâche tout et je m’occupe de mon four qui crame.
Je laisse tomber ma déclaration d’impôt qui doit être rendue dans un mois -> Important, mais imprévu (le four) donc je reporte plus tard ou je délègue à ma fiduciaire.
Et je repasserai mon linge une autre fois -> Pas important pas urgent (j’en ai encore dans mon armoire).

Analyse:

La perception de l’important et de l’urgent dépend des individus. La réalité est subjective. Néanmoins, au travail vous pouvez regarder votre cahier des charges et le diagramme de Gantt ou tout autre support vous indiquant les choses importantes à accomplir.

La matrice d’Eisenhower
En prenant du temps pour planifier et vous imposer un délais avant le délais obligatoire, vous vous donnez une marge pour les imprévus urgent et important. P.e. vous remplissez votre déclaration d’impôts pour 2 semaines avant le délais final (le four qui brûle ou un décès qui vous oblige de prendre l’avion 1 semaine).
Cela vous donne également du temps pour déléguer. Car qui dit délégation dit explications précises.

Conclusion Matrice Einsenhower

Outil que j’utilise quotidiennement et qui permet de faire le tri. À force, vous n’aurez plus besoin de dessiner le carré. Cependant, lorsque la situation l’exige, comme une multitude de tâches à rendre dans des délais courts, je reprends une feuille, je me pose à une table et je dessine.
Lorsque vous avez besoin de définir une priorité, nous venons de voir qu’il est possible de contrôler le cahier des charges ou le diagramme de Gantt (spécialement pour les délais). Mais si vous désirez économiser du temps dans votre gestion d’équipe, je vous invite à découvrir l’une des théories les plus connues du grand public:

Le principe de Pareto pour gérer les priorités

• 20% de votre temps de travail vous permet d’atteindre 80% des résultats.
• 20% des clients vous rapportent 80% de votre chiffre d’affaire.
• 20% de la population mondiale détient 80% des richesses du monde.
• Vous portez 20% de vos habits le 80% du temps.

Ce que je veux que vous compreniez, c’est que le 20% de vos tâches, vous permet d’atteindre 80% du résultat. Et en fait, c’est souvent largement suffisant (excepté dans le travail de précision). Le 80% de vos tâches (pas important, pas urgent) vous permet d’atteindre les derniers 20% du résultat.

Qui est Pareto? C’est un économiste italien qui a découvert au 19e siècle en faisant des statistiques, cette loi de grand nombre. La loi 20/80.
Et plus vous y ferez attention et plus vous vous rendrez compte de la portée du truc. Ça donne le vertige.

Pour arriver au rapport 20/80, vous devez vous poser 4 questions (moyen mnémotechnique Les 4 E)

Efficacité

Qu’est-ce que je veux atteindre? Objectif/finalité de mon action

Effectivité

Pour qui je travaille?

Efficience

Comment y arriver en minimisant les ressources?

Environnement

Dans quel environnement, quelles influences ai-je sur mon environnement?

À savoir!

Au travail, j’effectue toutes les tâches qui me demandent moins que 2 minutes. De cette manière je libère mon esprit de multiples analyses. (je délègue? Je fais moi-même? Je fais plus tard?) Info tirée du bouquin, la méthode GTD de David Allen.

Dans mon travail, quels sont les 20% qui me permettent d’atteindre le 80% du résultat?

Posez-vous la question. C’est important.

Personnellement, c’est la planification de la journée (après mon déjeuner je fais une liste temps/matériel/mission),
Le début du travail (à 7h) car j’oriente mes gars, et la reprise à 13h15, moment où je donne un coup d’énergie, car comme vous le verrez dans 30 secondes, il y a une loi biologique à connaître de ce côté là. Une autre grande partie du travail est mise sur la diminution du risque (via l’entretien des machines, l’ambiance dans l’équipe, etc).

Dernier concept pour économiser du temps: la loi d’Illich

c’est un penseur de l’écologie politique et une figure importante de la critique de la société industrielle. Je vous invite à découvrir son mode de pensée intéressante, notamment vis-à-vis de l’automobile.

Ce qu’il a mis en évidence c’est que notre corps subit des variations d’énergie durant la journée et ceci chez la majorité des individus, ces variations surviennent aux mêmes moments.

Quelles conséquences pour vous?

Vos tâches importantes devront être effectuées dans des moments où vos collaborateurs ont de l’énergie en stock.
Et inversement, les tâches peu importantes seront faites lors des périodes de creux.

Pour cela, pas besoin de matrice. Le bon sens suffit. En général l’être humain connait un pic de fatigue entre 13h et 14h.
Je suis actuellement (Juillet 2013) en train d’utiliser une technique pour gagner 2 heures chaque jour et rester en forme lors de ce pic, expérience en directe sur cette page.

Récapitulatif

• Le carré d’Einsenhower vous incite à classifier vos tâches en 3 catégories: important (inscrit dans l’agenda), urgent (à faire de suite si vous avez le temps) et urgent/important (à faire par vous de suite).
• La loi de Pareto stipule que 20% de vos efforts vous apporteront 80% du résultat. Trouvez ces 20%.
• La loi Illich montre que l’humain à un pic de fatigue entre 13h et 14h. Ne planifiez rien qui demande beaucoup de ressources et si possible, faites une sieste.

Je terminerai sur un débat:

Au Japon certaines entreprises imposent à leurs employés un temps de sieste entre 13h et 14h. En général pas plus de 20 minutes.(source, wiki)

Pensez-vous qu’il serait possible d’amener la sieste dans nos entreprises, sachant qu’en 20 minutes, les facultés psychiques et physiques sont rétablies?

Julien Leader Blogueur

Vous pouvez également découvrir comment gérer votre temps.

Contenu théorique: Cours brevet fédéral